Marcos Teóricos para la Gestión de Proyectos
En 1995 cuando Martín Cobb se desempeñaba como Director de Información de la Secretaria del Tesoro de Canadá se hizo una pregunta que hoy se conoce como la Paradoja de Cobb:
«Sabemos por qué los proyectos fallan y sabemos como prevenir que fallen…¿por qué siguen fallando?»
Los proyectos implican riesgos, algunos inmanejables, algunos inevitables y otros que no supimos ver a tiempo. El riesgo está presente y eventualmente puede tirar abajo un proyecto si es que a través de una adecuada administración no nos adelantamos a los hechos con el plan B que minimice en la medida de lo posible los daños que pueden traducirse en mayores costos, mayores plazos o insatisfacción de los interesados.
La Gestión de Proyectos ó La Administración Profesional de Proyectos, según Yamal Chamoun es “la aplicación de conocimientos, habilidades, técnicas y herramientas a las actividades de un proyecto, con el fin de satisfacer, cumplir y superar las necesidades y expectativas de los involucrados” y esto implica que los esfuerzos del equipo técnico de cualquier oficina de proyectos deben estar orientados al trabajo organizado, profesional, y sobre todo práctico para obtener los siguientes beneficios añadiendo valor en el proceso:
– Predictibilidad de los resultados a través de un control oportuno y eficiente de todos aquellos factores que pueden afectar a los proyectos.
– Lograr que el entregable final cumpla con las expectativas del cliente final y esté alineado con la visión y misión de la organización.
– Estandarizar los procesos y capitalizar las lecciones aprendidas.
– Obtener la calidad planificada al menor costo.
En todo proyecto debemos aprovechar las oportunidades que permitan innovar, e innovar no es solo hacer algo completamente nuevo y disruptivo sino también hacer las cosas de manera diferente.
Al hablar de administrar un proyecto profesionalmente encontramos diferentes enfoques o marcos teóricos de aproximación a esta problemática entre los que podemos mencionar los siguientes:
PRINCE2
El nombre de esta metodología proviene del acrónimo en inglés PRojects IN Controlled Environments (PRINCE). Nacida en el Reino Unido en 1989 es ahora un estándar para la gestión de proyectos en otros países también: Australia, Holanda, Dinamarca y Canadá y sirve de soporte para el manejo de proyectos en organizaciones internacionales y empresas del sector privado como la ONU y sus agencias, el Banco Mundial, Shell, Microsoft, HP, IBM, Virgin, entre otras.
MPMM
También conocido como el Método 123, es una metodología que combina los fundamentos del PMI y el PRINCE2 con herramientas informáticas que nos guían paso a paso a través del ciclo de vida del proyecto con plantillas y listas de chequeo adaptables a cualquier tipo de proyecto. Esta herramienta fue creada en el 2002 por la compañía Method123 y es de uso cada vez más extendido por contar con versiones gratuitas para estudiantes y profesores.
NORMA UNE-ISO 21500
Es una norma que proporciona una guía para gestionar cualquier tipo de proyecto a través de la definición de conceptos y procesos que son de reconocida eficacia para formar buenas prácticas de gestión. El equipo a cargo de esta norma forma parte de la AEC, la Asociación Española para de la Calidad fundada en 1961. Esta norma es referencia para varios países de la región y cada vez se alinea más con las directrices del PMBOK.
Estas tres filosofías o esquemas de gestión de proyectos solo son una muestra de los muchos que se encuentran vigentes en la actualidad, pero sin duda, desde su creación en 1969 en la ciudad de Atlanta Estados Unidos, el planteado por el PMI (Project Management Institute) ha devenido en el estándar más difundido en lo que a buenas prácticas en la gestión de proyectos se refiere.
PMI
Es una de las asociaciones profesionales con mayor cantidad de miembros en el mundo, más de 500,000 certificados en más de 200 países. Es una organización sin fines de lucro que ha hecho una profesión de la gestión de proyectos a través de establecer estándares y certificaciones que tienen reconocimiento a nivel mundial, creando comunidades de colaboración y llevando adelante un extenso programa de investigación que brinda grandes oportunidades de desarrollo profesional.
El gran esfuerzo colaborativo emprendido por esta institución tuvo como resultado la publicación en 1987 del PMBOK cuyas siglas en inglés significan Project Management Body of Knowledge (o Guía de fundamentos para la dirección de proyectos, en español). Esta guía documenta, unifica y estandariza las prácticas generalmente más reconocidas y universalmente aplicables en la gestión de proyectos, y como “generalmente reconocidas” nos referimos a que los conocimientos y las prácticas descritas en esta guía son “aplicables a la mayoría de los proyectos, la mayoría de las veces, y que existe consenso sobre su valor y utilidad.”
En un conferencia dictada el 2013 el Consejero de Eficiencia del Gobierno del Reino Unido, Sir Peter Gershon planteó un reto a la comunidad involucrada en la gestión de proyectos:
«Los proyectos y programas deberían entregarse en el costo, tiempo y cumpliendo los beneficios anticipados»
En mi experiencia no podemos garantizar al 100% el éxito de un proyecto, hay demasiados factores en juego, pero si podemos prepararnos de la mejor manera para acercarnos a ese ideal de éxito, y para eso debemos tener un marco teórico, una metodología que nos permita ordenar nuestros procesos y los hay para escoger.
